Работники разных компаний часто вынуждены совершать рабочие поездки. При этом работодатель покрывает командировочные расходы, выплачивая компенсацию. Ее размер зависит от длительности поездки и места назначения. Если отправляется гражданин в другое государство, то он может рассчитывать на повышенную выплату.
Общая информация
На основании статьи 166 ТК командировка представлена деловой поездкой, во время которой работник выполняет определенное задание от руководителя. Ее длительность строго указывается в специальном приказе, а также каждый день оплачивается за счет работодателя. Поскольку должностные обязанности исполняются вне стационарного рабочего места, то гражданин имеет право на возмещение командировочных расходов, связанных с переездом, питанием и проживанием в другом регионе или вовсе стране.
К особенностям служебных поездок относится:
- командировка обусловлена производственной необходимостью, например, если нужно подписать договор с контрагентом или провести проверку в филиале;
- в поездку отправляются исключительно штатные работников, поэтому не допускается привлечение сотрудников, работающих на основании договора ГПХ;
- если человек трудится на основании разъездного характера работы, то его поездки не считаются командировками;
- законодательством не регулируется периодичность отправки работников в служебные командировки.
Внимание! Не допускается отправлять в деловые поездки беременных сотрудниц и несовершеннолетних, а также лиц, трудящихся по договору ГПХ или ученическому соглашению.
Не привлекаются к поездкам люди творческих профессий. С письменного согласия допускается направлять в командировки сотрудников с несовершеннолетними детьми или родителей-одиночек, воспитывающих малышей до 5 лет. Это же относится к родителям детей-инвалидов. Не разрешаются поездки для работников-инвалидов, которые проходят реабилитацию.
Понятие суточных
Они представлены компенсацией расходов, которые приходится нести работникам во время поездки и исполнения должностных обязанностей вне рабочего места. Поэтому гражданин получает следующие виды выплат:
- зарплата за каждый день нахождения в поездке;
- командировочные, которые покрывают затраты на аренду жилой недвижимости, оплату проезда и покупку продуктов питания;
- другие затраты, в которых возникает необходимость. Вот эти затраты, не требующие предварительного согласования с работодателем, и покрывает компенсация, называемая суточными.
Все вышеуказанные выплаты представлены командировочными расходами. Но нередко возникают проблемы с правильным определением размера суточных. Они представлены дополнительными выплатами, с помощью которых компенсируются расходы, которые приходится нести наемному специалисту во время поездки, и чаще всего выплачиваются, если длительность командировки превышает один день.
Командировочные расходы важно грамотно рассчитать, чтобы не возник излишек или недостача.
Что покрывают командировочные?
Правила расчета и выплаты командировочных расходов учитывают следующие расходы:
- оплата проживания в гостинице или иной арендованной жилплощади;
- питание в заведениях общественного питания или же покупка продуктов в магазинах;
- оплата общественного транспорта или такси, необходимого для передвижения по городу или между разными субъектами РФ;
- затраты, связанные с проведением делового обеда с потенциальными или текущими партнерами и контрагентами;
- иные затраты, обусловленные производственной необходимостью.
Внимание! Специалист, отправляющийся в рабочую поездку от организации, обязан сохранять платежные документы и чеки, которые подтверждают расходы на проживание, питание или иные цели, так как эти бумаги используются в процессе расчета командировочных.
На практике часто возникают проблемы при учете всех затрат наемного специалиста. При этом на государственном уровне установлены границы по максимальной выплате.
Правила расчета
Во время расчета суммы командировочных расходов определяется количество дней, проведенных в поездке, а также вид командировки. Учитываются не только дни нахождения в другом городе или стране, но и время, которое тратится на переезд или перелет. Выплачиваются деньги не только за рабочие дни, но и за праздники или выходные, если в этот период гражданин справлялся с рабочими обязанностями.
Порядок определения размера выплаты делится на этапы:
- руководитель компании оповещает работника о правилах расчета командировочных и имеющихся лимитах;
- гражданин отправляется в поездку, во время которой тратит нужное количество средств, сохраняя платежную документацию;
- после возвращения специалист составляет отчет, к которому прикладываются сохраненные бумаги;
- суточные расходы умножаются на количество дней, проведенных в командировке;
- на основании правильного расчета гражданину выплачивается положенная сумма.
Внимание! Если человек не сохранит платежные бумаги, то он может лишиться компенсации.
Нормы выплат
На государственном уровне устанавливаются лимиты выплат. Они являются обязательными для бюджетных учреждений и рекомендательными для коммерческих организаций. Нормы суточных в составе командировочных расходов:
- при путешествиях в пределах РФ назначается 700 руб. в день;
- если отправляется наемный работник в другую страну, то выплата увеличивается до 2,5 тыс. руб. в день.
Директора коммерческих предприятий могут устанавливать собственные лимиты, которые могут превышать эти значения, но за превышение придется платить страховые взносы и НДФЛ.
Напоминаем, что даже если Вы досконально изучите все данные, находящиеся в открытом доступе, это не заменит Вам опыта профессиональных юристов!
Чтобы получить подробную бесплатную консультацию и максимально надежно решить Ваш вопрос — Вы можете обратиться к специалистам через онлайн-форму.
Какие документы подтверждают расходы?
Чтобы получить оптимальный размер командировочных, работник обязан подготовить много документов, подтверждающих расходы. К ним относятся:
- бумаги на арендуемую недвижимость;
- счета, подтверждающие оплату номера в гостинице или отеле;
- договор на аренду квартиры или дома;
- чеки из продуктовых магазинов, кафе или ресторанов;
- платежные документы, полученные после оплаты проезда на такси, поезде или другом транспорте;
- чеки на покупку постельного белья в поезде;
- чеки с заправки, если работник путешествует на собственном автомобиле.
Бумаги прикладываются к отчету, в котором приводятся основные результаты поездки.
Заключение
Работники, отправляющиеся в служебные поездки, могут рассчитывать на компенсацию расходов, связанных с проживанием, питанием и проездом. Поэтому они получают деньги на командировочные расходы, включая суточные, а также зарплату. Деньги выплачиваются на основании лимитов и платежных документов, полученных от сотрудника.
